Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов

Содержание
  1. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен Счет на оплату может заменить договор
  2. Любые копии договоров – не имеют никакой юридической силы при спорах с заказчиком
  3. В идеале у вас должны быть все оригиналы документов – договор, счет и акт
  4. Что нужно делать
  5. Я ничего этого никогда не делал???!!! просто получал деньги по выставленным счетам. чем это грозит?
  6. Для ИП на 6% УСН проверка как правило формальная, сравнение сумм по расчетному счету и кассовому аппарату с данными в декларации
  7. В каких случаях эти документы 100% понадобятся
  8. Достаточно письма от человека с выдуманными паспортными данными чтобы ИФНС или фин контроль организовал полную проверку с запросом всех договоров
  9. У меня такой вопрос: если мы оплатили услуги по счету без заключения договора, обязателен ли оригинал счета или достаточно его копии?
  10. Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в статьях газ еты «Учет.Налоги.Право», которые Вы можете найти в закладке «Журнал»
  11. 2. Ситуация: Может ли покупатель принять к вычету НДС с аванса (частичной оплаты) в денежной форме, если в договоре предусмотрена предварительная оплата товаров (работ, услуг, имущественных прав), но не указана конкретная сумма авансового платежа
  12. 3. Статья: Когда покупателю и продавцу никак не обойтись без счета на оплату
  13. Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов
  14. Ну что-же, отвечаю:
  15. Вот эти документы:
  16. Как быть с отчетами, которые были сданы электронно?
  17. Счет на оплату — нужен или нет
  18. Форма счета
  19. Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба
  20. Договор
  21. Счёт
  22. Платёжные документы
  23. Товарная накладная (N ТОРГ-12)
  24. Акт об оказании услуг
  25. Счёт-фактура
  26. Подтверждение оплаты – перечень документов
  27. Общие сведения
  28. Обязанности клиентов
  29. Что такое Выписка
  30. В случае утери документов
  31. В случае, когда оплата была произведена со счета банковской пластиковой карты
  32. В случае подачи иска либо жалобы в Роспотребнадзор
  33. Счет договор должен быть оригинал или копия. Как организовать работу с заказчиками из других городов? В идеале у вас должны быть все оригиналы документов – договор, счет и акт

Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен Счет на оплату может заменить договор

Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов

9 марта 2010 в 13:57

Привет.

За последнее время к нам в консультацю стало поступать много вопросов, ответы на которые будут интересны индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям.

Вначале мы хотели сделать «Юридический FAQ», но потом поняли, что информации собралось очень много и в обычный FAQ она не поместится.

Поэтому мы создали этот блог, где будем доступным языком рассказывать о некоторых моментах ведения малого бизнеса и обо всем новом, что происходит на нашем сервисе Мое Дело.org

Сегодня топик будет о том, как грамотно организовать работу с заказчиками, находящимися в других городах.

Итак, первое, что нужно четко понимать

Любые копии договоров – не имеют никакой юридической силы при спорах с заказчиком

Вообще никакой. Это может быть факс, сканер, фотография или что угодно еще – не важно. Все это одинаково не будет иметь веса в случае суда с заказчиком.

То есть, предположим, вы заключили договор на разработку сайта обменявшись факсимильными копиями, затем сделали сайт, денег не получили, пошли в суд. 95% что суд вы проиграете и денег не получите.

То есть, если Вы не доверяете своему заказчику, то выбора нет – обмен договорами по курьерской почте. Только оригиналы будут иметь вес в случае разногласий с клиентом.

В идеале у вас должны быть все оригиналы документов – договор, счет и акт

И если вы посылаете почтой то еще и конверты и квитанции об оплате посылки.

Только при таком варианте у вас гарантировано 100% не будет никаких проблем.

Все что описано ниже – небольшой лайфхак, который будет работать в 95% случаев, но, как я уже писал выше, 100% гарантию, что у ИФНС или финконтроля не возникнет вопросов он не дает.

Тем не менее именно так работает большинство ИП или организаций с удаленными заказчиками.

Что нужно делать

  1. Берем стандартный договр на оказание услуг. Над текстом не загоняемся, т.к, как я писал выше, юридической силы в суде такой договор не будет иметь все равно.
  2. В нижний колонтитул договора вставляем подписи обеих сторон
  3. Распечатываем и подписываем каждую страницу договора, на последнюю ставим свою печать
  4. Отправляем скан договора по емейлу или факсом заказчику
  5. Заказчик подписывает копию на каждой странице, на последней ставит свою печать
  6. Заказчик отправляет копию Вам
  7. Вы распечатываете полученный документ и на каждой странице в произвольном месте ставите свою печать, подпись и пишите «Копия верна»
  8. Если того требует договор, вы отправляете заказчику скан счета на оплату (или pdf/xls со вставленной туда вашей подписью и печатью)
  9. После того как работа выполнена тоже самое проделываете с актом о выполненных работах – скан, подписи, заверенная вашей печатью фраза «Копия верна»

Таким образом, после работы с любым удаленным заказчиком у вас должны остаться такие артефакты

1. Копия договора, с подписью обеих сторон на каждой странице, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия верна»2. Оригинал счета на оплату (он подписывается только Вами)

3. Копия акта о выполненных работах, подписанного обеими сторонами, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия Верна».

В случае запроса из ИФНС или фин контроля отправляете им эти документы. Этого достаточно для того чтобы к Вам не было никаких вопросов.

Я ничего этого никогда не делал???!!! просто получал деньги по выставленным счетам. чем это грозит?

В реальности, очень часто на всю эту процедуру обе стороны сделки успешно забивают и без проблем продолжают вести бизнес. Первое, что нужно понимать, что на обычной очередной (раз в три года) проверки из ИФНС все эти документы никто не потребует.

Для ИП на 6% УСН проверка как правило формальная, сравнение сумм по расчетному счету и кассовому аппарату с данными в декларации

Исключение составляют ИП на УСН 6%, работающие как агенты, в этом случае однозначно нужно иметь все оригиналы документов.
На 15% документы могут понадобится с большей вероятностью, но это зависит от настроения Вашего налогового инспектора. Тоже врятли, скорее будут интересоваться расходной частью.

В каких случаях эти документы 100% понадобятся

  • Ваш недоброжелатель (уволенный сотрудник, брошенная девушка, да кто угодно) решил Вам испортить жизнь и написал заявление в прокуратору, что в таком-то месяце были незаконные поступления на р/сч. В этом случае будут проверять очень внимательно. Документы, приведенные выше, обязательны.
  • Ваш контрагент оказался замешан в уклонении от налогов, тогда проверять будут все переводы денег с такого ООО и заодно проверят Вас как получателя средств. Тут выход один – старайтесь не связываться с ООО-помойками.
  • Недоброжелатели написали жалобу на Вашего контрагента, что он списывает расходы по «фиктивным договорам»
  • Ваш контрагент находится на ОСН или на УСН-15% и налоговый инспектор решил проверить все расходы ваших клиентов – и вы попадаете под эту проверку.

Как видите, такие проверки могут инициируется жалобой физического лица. И несмотря на то, что есть Закон о защите малого бизнеса при проведении проверок – на практике он не работает.

Достаточно письма от человека с выдуманными паспортными данными чтобы ИФНС или фин контроль организовал полную проверку с запросом всех договоров

Поэтому, если такие копии договоров и счетов Вы не собирали раньше, то лучше все таки себя обезопасить и собрать их хотябы со всех ООО задним числом, чтобы не иметь проблем в будущем.

Еще раз подчеркну, что этот вариант с копиями договоров – это минимум, который нужно делать при работе с удаленными заказчиками. Его выполнение обезопасит Вас в большинстве случаев налоговых проверок, но тем не менее мы обязаны напомнить, что

В идеале, на каждого контрагента нужно иметь

  • Оригинал договора, подписанный обеими сторонами
  • Копии регистрационных документов: ИНН, ОГРН, Выписка
  • Копию паспорта гендиректора (для ООО) и копию приказа о его назначении на должность
  • Оригинал акта о выполненных работ, подписанный обеими сторонами

Надеюсь мы внесли ясность в этот вопрос – если что-то непонятно – пишите в коментариях или на [email protected] На все вопросы постараемся ответить.

Ну и в честь открытия этого блога для всех хабралюдей даем промокод habr, который уменьшает сумму годовой подписки на наш сервис на 20%. Код действует до 15 марта.

Успехов в бизнесе и не теряйтесь в бумагах!

Следующая наша статья будет посвящена тому, какие документы нужно сколько хранить по времени и как организовать весь процесс работы с документами, чтобы они не лежали в одной куче в ящике стола.

Наш институт не случайно по традиции называют Первым факультетом КАИ. Выпускники ИАНТЭ действительно первые во всем, что касается покорения трех стихий – неба, земли и воды.

Здесь тебя научат проектировать вертолеты, корабли, самые современные автомобильные двигатели, самолеты – от гигантских пассажирских лайнеров до крохотных беспилотников, огромные турбины, дающие электричество целым городам. Здесь ты овладеешь самой настоящей магией и научишься создавать новейшие материалы легче алюминия и прочнее стали.

Если ты хочешь стать настоящим «повелителем машин», овладеть профессиями, которые во все времена считались благородными и престижными, поступай к нам, приходи на Первый факультет!
к.т.н., доцент, директор ИАНТЭ Магсумова Айзада

В КАИ много институтов, но только один факультет. Уже это говорит о том, что учиться на «Физмате» – удел избранных! Фундаментальная наука во все времена двигала человечество в сторону прогресса. Ни одно изобретение и ни одна машина в мире не появилась бы без открытий ученых-физиков и математиков.

Если тебе близки самые сложные и самые престижные в мире науки, если ты хочешь своими идеями строить мир будущего, управлять развитием нанотехнологий, высокоточных лазеров, делать расчеты для самых передовых разработок – Физико-математический факультет КАИ ждет тебя!
к.т.

н,доцент, декан ФМФ Руфина Галимова

Самый разнообразный и многофункциональный институт. Знаешь, где конструируют приборы, обеспечивающие безопасность полета самолета, вертолета? Здесь! А еще в нашем институте готовят широкий спектр специалистов – от энергетиков до нефтехимиков.

Лучших специалистов, знающих толк в качестве товаров и совершенствовании различной продукции, учат в ИАЭП! Ты можешь стать одним из тех, кто разрабатывать системы автоматического управления, работает и конструирует ночные и тепловизионные лазерные приборы оптической и оптико-электронной аппаратуры и следит за промышленной и экологической безопасностью.
к.т.н, доцент, директор ИАЭП Андрей Ференец

Привет, друг! Я, Владимир Трегубов приглашаю тебя окунуться в мир информационных систем и технологий.

В нашем институте компьютерных технологий и защиты информации ты станешь частью молодежной команды «айтишников» и познакомишься с современными средствами обработки, передачи и хранения больших данных (Big Data), сможешь научиться веб-дизайну и созданию новых нейрокогнитивных технологий, на практике изучить квантовые и оптические сети.

В нашем институте, в современных компьютерных классах, под присмотром молодых, но очень опытных преподавателей ты сможешь также развить в себе способности специалиста в области информационной безопасности…
к.т.н., доцент, директор ИКТЗИ Владимир Трегубов

Друзья! Мы живем в интереснейшее время «большого взрыва» научно-технологических возможностей в области электроники, телекоммуникаций, информационных технологий, стремительно преобразующих все сферы деятельности человека.

Цифровая экономика, умные предприятия, умный транспорт, умные города – из области фантастики переходят в реальность за счёт «всепроникновения» электроники и инфокоммуникационных технологий.

Главные строители новой «цифровой» планеты – это инженеры, сочетающие знания в области электроники, радиотехники, квантовой электроники, мобильных телекоммуникаций, информационных технологий и программирования.

Именно таких специалистов мы уже многие годы готовим в Институте радиоэлектроники и телекоммуникаций и будем рады вас видеть в их числе.
д.ф-м.н., профессор, директор ИРЭТ Адель Надеев

У меня такой вопрос: если мы оплатили услуги по счету без заключения договора, обязателен ли оригинал счета или достаточно его копии?

Оригинал счета лучше иметь в том случае, если его оплата подтверждает заключение договора на оказание услуг. В Вашем случае оригинал необходим.

Письменная форма сделки считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор (оферта) принято в порядке пункта 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ. Для этого лицо, получившее предложение заключить договор (оферту), должно совершить действия, указанные в этом предложении (акцепт).

В Вашей ситуации в качестве письменного предложения заключить договор (оферты) выступает выставленный счет на оплату услуг независимо от суммы сделки. А действием, свидетельствующим о принятии данного предложения (акцептом, т. е. заключением договора), является оплата данного счета организацией.

Такой порядок основан на положениях пунктов 1 и 3 статьи 434 и статьи 435 Гражданского кодекса РФ. Таким образом, законодательство не ограничивает возможности сторон вступить в гражданско-правовые отношения посредством направления одной из них в адрес другой счета и его оплаты второй стороной.

Договор оказания услуг будет считаться заключенным при таких условиях. Но в этом случае оригинал счета лучше иметь от исполнителя и приложить к счету платежное поручение, подтверждающее факт заключения договора.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в статьях газ еты «Учет.Налоги.Право», которые Вы можете найти в закладке «Журнал»

Поставщик прислал счет на оплату, в котором отсутствуют некоторые обязательные реквизиты первички. Например, вместо подписи директора стоит факсимиле. Действителен ли такой документ?

Да, действителен. Счет на оплату не является первичным документом. Первичку оформляют на каждый факт хозяйственной жизни (ст. 9 Федерального закона от06.12.11 №402-ФЗ).

А счет – это лишь информация для покупателя о цене товара и реквизитах, по которым можно перечислить деньги. Компания вправе разработать бланк счета со своим набором реквизитов.

Например, решить, что в счете будут круглая печать и факсимильная подпись директора. Стороны сделки могут согласовать форму счета на оплату в договоре.*

2. Ситуация: Может ли покупатель принять к вычету НДС с аванса (частичной оплаты) в денежной форме, если в договоре предусмотрена предварительная оплата товаров (работ, услуг, имущественных прав), но не указана конкретная сумма авансового платежа

Да, может.

В рассматриваемой ситуации покупатель (заказчик) вправе принять к вычету сумму НДС, указанную в счете-фактуре, который поставщик (исполнитель) выставил ему при поступлении аванса (частичной оплаты).

Если в договоре не предусмотрено условие о предварительной оплате или сам договор отсутствует, покупатель (заказчик) не имеет права на вычет. Даже если предоплата перечислена по счету, выставленному поставщиком (исполнителем).

Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 6марта 2009г. №03-07-15/39 *.

Ольга Цибизова, начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Статья: Когда покупателю и продавцу никак не обойтись без счета на оплату

Марина Астахова, эксперт «УНП»

ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ

Счетом на оплату можно подтвердить расходы
По счету проще взыскать неустойку за просрочку оплаты

Участники форума на сайте «УНП» обсуждали вопрос, надо ли выставлять счета на оплату и насколько вообще нужен такой документ. Ведь ни в одном законе о счете на оплату не сказано. Это действительно так, но есть ситуации, когда такой счет все же нужен и поставщику, и покупателю.

КСТАТИ.Разницы между просто счетом и счетом на оплату нет. Это один и тот же документ. Унифицированной формы такого счета нет, к первичным его также не относят. Обычно в нем приводят дату и номер счета, банковские реквизиты поставщика, основание платежа и его сумму, а также срок внесения платы.

Счет на оплату для подтверждения расходов

Источник: https://www.irkutskout.ru/receipt-registration-and-documents/kak-organizovat-rabotu-s-zakazchikami-iz-drugih-gorodov-schet-na-oplatu/

Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов

Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов

Добрый день, уважаемые предприниматели!

Недавно я писал стать про то, и по ее следам мне задали вопрос:

“Можно ли иметь только сканы документов или необходимо иметь еще и бумажные оригиналы?”

Ну что-же, отвечаю:

Все документы должны быть ОБЯЗАТЕЛЬНО в бумажном виде. Речь идет о документах, где стоит печати и подписи сторон.

Вот эти документы:

  1. Акты о выполненных работах (или оказанных услугах)
  2. Договоры
  3. Чеки ККМ
  4. Квитанции, платежные поручения
  5. Кассовая книга
  6. КУДИР
  7. Вся кадровая документация, если есть наемники.
  8. Короче, храните все, что можете:)

Нужно понимать, что в случае проверки ИП инспектором ему может не понравиться только сканы документов без бумажных оригиналов.

Поэтому, придется поднапрячься и побегать за клиентами, которые не спешат вернуть подписанные акты или договоры. Еще придется слать письма в дальние города, в случае удаленной работы: (

У вас может возникнуть вопрос: “А я вот пользуюсь клиент-банком. И все платежки в электронном виде… что делать?”

Да, я сам пользуюсь клиент-банком и инспекция не придиралась к этому вопросу – достаточно показать им выписку в клиент-банке за нужный им период.

Как быть с отчетами, которые были сданы электронно?

Можете их распечатать, но это совсем необязательно и достаточно хранить все файлы, которые посылали в инспекцию + электронные уведомления о приме налоговой Ваших отчетов.

Уважаемые читатели!

Я проанализировал все вопросы, которые задавались мне за 5 лет ведения блога. И отобрал ТОП-60 наиболее частых, которые задают почти все начинающие ИП.

Книга небольшая, время на чтение составит примерно 1 час. Собственно, я на них отвечаю в этой небольшой электронной книге. А называется она вот так.

Наш институт не случайно по традиции называют Первым факультетом КАИ. Выпускники ИАНТЭ действительно первые во всем, что касается покорения трех стихий – неба, земли и воды.

Здесь тебя научат проектировать вертолеты, корабли, самые современные автомобильные двигатели, самолеты – от гигантских пассажирских лайнеров до крохотных беспилотников, огромные турбины, дающие электричество целым городам. Здесь ты овладеешь самой настоящей магией и научишься создавать новейшие материалы легче алюминия и прочнее стали.

Если ты хочешь стать настоящим «повелителем машин», овладеть профессиями, которые во все времена считались благородными и престижными, поступай к нам, приходи на Первый факультет!
к.т.н., доцент, директор ИАНТЭ Магсумова Айзада

В КАИ много институтов, но только один факультет. Уже это говорит о том, что учиться на «Физмате» – удел избранных! Фундаментальная наука во все времена двигала человечество в сторону прогресса. Ни одно изобретение и ни одна машина в мире не появилась бы без открытий ученых-физиков и математиков.

Если тебе близки самые сложные и самые престижные в мире науки, если ты хочешь своими идеями строить мир будущего, управлять развитием нанотехнологий, высокоточных лазеров, делать расчеты для самых передовых разработок – Физико-математический факультет КАИ ждет тебя!
к.т.

н,доцент, декан ФМФ Руфина Галимова

Самый разнообразный и многофункциональный институт. Знаешь, где конструируют приборы, обеспечивающие безопасность полета самолета, вертолета? Здесь! А еще в нашем институте готовят широкий спектр специалистов – от энергетиков до нефтехимиков.

Лучших специалистов, знающих толк в качестве товаров и совершенствовании различной продукции, учат в ИАЭП! Ты можешь стать одним из тех, кто разрабатывать системы автоматического управления, работает и конструирует ночные и тепловизионные лазерные приборы оптической и оптико-электронной аппаратуры и следит за промышленной и экологической безопасностью.
к.т.н, доцент, директор ИАЭП Андрей Ференец

Привет, друг! Я, Владимир Трегубов приглашаю тебя окунуться в мир информационных систем и технологий.

В нашем институте компьютерных технологий и защиты информации ты станешь частью молодежной команды «айтишников» и познакомишься с современными средствами обработки, передачи и хранения больших данных (Big Data), сможешь научиться веб-дизайну и созданию новых нейрокогнитивных технологий, на практике изучить квантовые и оптические сети.

В нашем институте, в современных компьютерных классах, под присмотром молодых, но очень опытных преподавателей ты сможешь также развить в себе способности специалиста в области информационной безопасности…
к.т.н., доцент, директор ИКТЗИ Владимир Трегубов

Друзья! Мы живем в интереснейшее время «большого взрыва» научно-технологических возможностей в области электроники, телекоммуникаций, информационных технологий, стремительно преобразующих все сферы деятельности человека.

Цифровая экономика, умные предприятия, умный транспорт, умные города – из области фантастики переходят в реальность за счёт «всепроникновения» электроники и инфокоммуникационных технологий.

Главные строители новой «цифровой» планеты – это инженеры, сочетающие знания в области электроники, радиотехники, квантовой электроники, мобильных телекоммуникаций, информационных технологий и программирования.

Именно таких специалистов мы уже многие годы готовим в Институте радиоэлектроники и телекоммуникаций и будем рады вас видеть в их числе.
д.ф-м.н., профессор, директор ИРЭТ Адель Надеев

Пример счета на оплату

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает.

Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

  • если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
  • если выставление счета прописано в договоре;
  • если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

  • Дата составления,
  • Порядковый номер,
  • Платежные реквизиты получателя денежных средств,
  • Данные плательщика и покупателя,
  • Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
  • Должности и подписи уполномоченных лиц.
  • Наименование товаров, работ услуг,
  • Количество, единица измерения, цена и сумма.
  • Итоговая сумма к оплате.
  • Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Источник: https://uristol.ru/accounting/obyazatelen-li-original-kak-organizovat-rabotu-s-zakazchikami-iz-drugih-gorodov/

Первичные документы ► договор, счет, накладная, счет-фактура, акт — Эльба

Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов

Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

Статья «Как обманывают в договорах»

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение. 
  • Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ. 
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

  • Предмет договора: какой результат сделки. 
  • Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
  • Права и обязанности сторон: как происходит работа.
  • Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
  • Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
  • Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает. 

Шаблоны распространённых договоров:

Шаблон договора об оказании услуг

Шаблон договора подряда

Шаблон договора поставки

Счёт

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

Шаблон счёта

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек. 

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ.

На патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели, а остальные освобождены.

Посмотрите список в статье, там же вы найдёте информацию об отсрочке до 2021 года для ИП без сотрудников и полную инструкцию по переходу на онлайн-кассы.

Статья про онлайн-кассы в 2020 году

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам. 

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя.

Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя.

 Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

Шаблон накладной

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Шаблон акта

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Статья актуальна на 11.03.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/129

Подтверждение оплаты – перечень документов

Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов

Любая транзакционная операция, осуществляемая в банке либо ФНС, должна быть подтверждена документально. Доказательством совершения платежа является наличие чека, выписки либо справки, подтверждающей отсутствие задолженности. Каждый вид документа может отличаться от установленного образца, точно так же, как и требования при оплате.

Любой гражданин, оплачивая кредит в кассе либо погашая налог (например, через терминал), получает чек, который является документом, подтверждающим осуществление операции.

В случае возникновения споров, этот документ будет служить доказательством оплаты. К примеру, если человек получает уведомление о задолженности по уплате налога в ФНС, наличие у него на руках подтверждающего чека является доказательством своевременно осуществленного платежа.

Общие сведения

При отсутствии данного рода документа доказать факт оплаты сложнее. Несмотря на то, что в настоящее время повсеместно возможна электронная оплата, в половине спорных случаев, при рассмотрении претензий требуется наличие справок на бумажном носителе.

В соответствии со ст. 861 ГК РФ, у нас в стране существует два вида оплаты: с использованием наличных и безналичный расчет. Между юридическими лицами все расчеты совершаются по безналичной схеме. Что касается физических лиц, в данном случае, государство таких требований не выдвигает.

Для того, чтобы подтвердить оплату (в соответствии со ст.220 НК РФ), можно использовать:

— товарный чек либо кассовый,

— приходно-расходный ордер,

— выписку,

— акт о передаче денежных средств,

— другие справки, установленного образца, заверенные печатью.

Обязанности клиентов

Финансовые учреждения, осуществляемые выдачу займов, обязывают клиентов вносить денежные средства строго в установленные сроки. Задержки платежей приводит к начислению пеней. Редко, к примеру, если происходит сбой в системе, оплата может задержаться (либо не пройти). В данном случае, плательщик должен доказать факт совершения платежа, чтобы избежать повторной оплаты.

Доказательством факта платежа в кредитных учреждениях считается чек об оплате, ордер либо выписка со счета.

При внесении денег на личный счет клиента оператор выдает приходно-кассовый ордер, в котором указаны сведения о плательщике (ФИО), название финансового учреждения, а также дата осуществления операции и внесенная сумма.

Внизу на ордере ставятся подтверждающие подписи участников произведенной операции (клиента, кассира и менеджера), чаще всего бланк заверяется печатью организации.

Что такое Выписка

Выпиской называется документ, представляющий собой перечень транзакций по счету плательщика.

В выписке может быть указана как одна, также и несколько банковских операций, зафиксированных за определенный период времени (к примеру, за конкретный месяц), сведения владельца (ФИО), наименование организации и номер счета, дата выдачи выписки и сведения об уполномоченном лице.

Возможна, также, распечатка электронного документа при осуществлении оплаты в УКО (удаленные каналы обслуживания) — это может быть терминал, онлайн-банкинг, мобильная версия сайта. Чек оформляется при оплате задолженности на счет юридического лица.

В нем указываются реквизиты получателя, название организации, сведения о плательщике, сумма, дата платежа и его назначение. Распечатанный после завершения операции чек является отчетным документом, подтверждающим оплату.

Если у клиента нет чека, он может обратиться в банк с просьбой о его восстановлении.

В случае совершения операции самим клиентом, например, через терминал либо в онлайн банке, работник финансовой организации может повторно распечатать выписку со счета либо сделать копию чека.

В случае утери документов

…, выполненных на бумажном носителе, срок их восстановления может составлять до 30 суток. Чтобы ускорить поиск операции плательщик должен сказать точную дату и время, кода состоялся платеж, а также реквизиты получателя.

Если такой информации нет, то банк может отказать в выдаче повторного документа. Если платеж состоялся более 6 месяцев назад, то необходимо будет запрашивать сведения через архив. Данная услуга выполняется не ранее трех суток.

За восстановление справок возможна оплата комиссии.

Налоговые платежи являются обязанностью каждого гражданина России. Ежегодно предусмотрены платежи за имущество, транспорт, землю. Если отсутствует подтверждение совершения платежа, то помимо начисления пеней, это может стать причиной запрещения выезда за пределы страны.

Для ФНС документами, подтверждающими оплату, являются:

— чек,

— приходный ордер,

— выписка со счета клиента, заверенная подписью уполномоченного лица и печатью,

— другой документ, который доказывает выполнение операции оплаты (например, бланк банка, в котором указано, что погашение задолженности состоялось).

Оплачивая задолженности, плательщик вправе и обязан требовать документ, который подтверждает платеж. Отказать в выдаче чека банк может только в том случае, если клиент требует сразу несколько чеков одновременно. В соответствии с НК РФ финансовые организации могут выдавать справки-оригиналы. Дубликаты выдаются в порядке исключения после оформления письменного заявления клиента об утере чека.

Менеджеры организации могут отказать в выдаче справки за третьих лиц, в случае отсутствия нотариально заверенной доверенности, разрешающей выдачу документов на имя плательщика.

В случае, когда оплата была произведена со счета банковской пластиковой карты

…с применением услуги смс-оповещения, плательщику приходит код подтверждения на его телефон, после этого он вводит сумму и деньги отправляются на указанный счет. Подтверждением платежа, в данном случае, является смс об отправке и проведении операции либо выписка о состоянии счета банковской карты.

В случае подачи иска либо жалобы в Роспотребнадзор

…клиент должен представить подтверждение совершения транзакции. Суду необходимо документальное подтверждение осуществления операции со всеми необходимыми сведениями о плательщике, размере платежа и его дате. Для этого нужно будет предоставить оригинал чека либо ордера.

Кроме этого, в финансовой организации можно получить справку, подтверждающую банковскую операцию и заверенную подписью уполномоченного лица и печатью банка. Если оплата производилась онлайн, лучше своевременно распечатать чек и заверить его в отделении, где ведется счет.

Ордера хранятся в архиве финансовых организаций в течение 5 лет. ЖКХ могут требовать от клиентов доказательства о платежах в течение 3 лет с момента осуществления платежа. В соответствии с законодательством определен срок хранения доказательных документов, подтверждающих оплату — 5 лет. Плюсом оплаты онлайн считается возможность распечатать чеки в течение 10 и более лет.

Источник: https://onlineserviceip.ru/biznes/banki/chto-takoe-podtverzhdenie-oplaty-dokument.html

Счет договор должен быть оригинал или копия. Как организовать работу с заказчиками из других городов? В идеале у вас должны быть все оригиналы документов – договор, счет и акт

Обязателен ли оригинал. Как организовать работу с заказчиками из других городов? Счет на оплату для подтверждения расходов

Пример счета на оплату

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает.

Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Юрист ответит
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: